jueves, 14 de septiembre de 2017

Sistema de información gerencial aplicado:

En la Universidad de Estudios Empresariales e Industriales (UEI)se encuentran en constante crecimiento. Y es que sus 15.000 estudiantes requieren respuestas rápidas y oportunas a sus procesos administrativos y académicos. Es por ello que la UEI ha implementado un Enterprise Resource Planning (ERP) o la Planificación de Recursos Empresariales,  que se puede definir como un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de algunas operaciones de la universidad en sus diferentes módulos de: Académico, Administrativo, infraestructura, calidad, investigación, contabilidad y recursos humanos. Con el propósito de trabajar de manera integrada por medio de la interconexión entre los diferentes programas. 



Ventajas

La principal ventaja de los ERP es la gestión en tiempo real de la información, una ventaja que las empresas agradecen mucho por su fuerte interacción con la logística de información y servicios, la cadena de abastecimiento, estadísticas financieras, y otras áreas que utilizan información que cambia constantemente.

Otras ventajas son:
  • Proporciona la integración entre la cadena de suministro, el proceso de producción y   administrativo.
  • Crea bases de datos compartidas.
  • Puede incorporar procesos mejorados, rediseñados: “mejores procesos”.
  • Aumenta la comunicación y colaboración mundial entre sitios y unidades de negocios.
  • Puede proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores.
  • Aumento de productividad de todos los departamentos
  • así como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.

Desventajas



Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para algunas organizaciones es casi imposible pagar el costo de las licencias, implementación y sobre todo del mantenimiento del mismo, ya que son sistemas dinámicos, de nada sirve tener el mismo sistema en una empresa que crece y cambia día a día.
El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de cada modulo que se vaya a asignar, la especialización de los trabajadores genera un costo y tiempo que tiene que emplear la persona para hacer un cambio en su estructura operativa, lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema muy grande en este punto.
Otras desventajas que se pueden presentar son:
  •  Su compra es muy costosa y su personalización aun mas.
  •  Su implementación puede requerir cambios importantes en la compañía y sus procesos.
  •  Es tan complejo que muchas compañías no logran adaptarse a el.
  •  Su implementación implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.

Sin embargo el flujo de información dentro de los ERP puede influir sustancialmente en las decisiones de producción dentro de un día, semana o año, ya que la información y estadísticas están siempre a la mano, además la producción se basa en la cantidad de insumos con la que se cuenta, los ERP manejan eficientemente los insumos, a través de la logística de información se puede tener lo que se quiera cuando se necesite y producir lo que se quiera.

Principios de Sistema de Información Gerencial


"Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores."


Actividades Principales de los SIG


  1. Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.
  2. Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados
  3. Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.


Sistemas abiertos

El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido. El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.
El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado. Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:

Ingestión: 

las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero,máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos para suplir sus necesidades.

Procesamiento: 

En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas. Reacción al ambiente: La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.

Provisión de las partes: 

Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.


Regeneración de partes: 

Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento. 

Organización: 

de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes.

Como funciona?

El ERP, funciona muy similar a cualquier software, por medio de una plataforma de programación seguida por la gestión de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que se deseen integrar. De esta manera se optimizan de los procesos y da la posibilidad de obtener información de una forma rápida y precisa.



Este esta dividido por medio de MÓDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada departamento por ejemplo: Vicerectoria Académica, Secretaria General, Oficina de Admisiones, entre otros.Y se genera un costo en la empresa adicionalmente de una persona capacitada que lo realice (conocidos como “partners”). Se subdivide de igual manera en un back office que está encargado de los aspectos administrativos internos y un front office, que se dedican a la atención al cliente y el público en general. También cuenta con una base de datos centralizada, y sus componentes interactúan entre sí consolidando todas las operaciones

Este sistema de información gerencial,  es desarrollado por una empresa con fines de lucro que venden sus software y los implementan a las empresas que lo soliciten. Cabe destacar que actualmente existen otros ERP que son hechos por comunidades de programadores que sin fin de lucro, los cuales los distribuyen de forma gratuita.